INFORMACIÓN SOBRE LAS REUNIONES ORDINARIAS DEL MÁXIMO ÓRGANO SOCIAL

Ante la presencia de la enfermedad COVID-19 en Colombia, no se puede perder de vista las obligaciones de las personas jurídicas, puntualmente, la reunión mínima anual de los máximos órganos sociales, para dar cumplimiento a lo estipulado por el Código de Comercio y la Ley 222 de 1995.

Ahora bien, el Gobierno Nacional a través del Decreto 398 del 13 de marzo de 2020, creo medidas transitorias, con el fin de proteger la salud pública y otorgar alternativas a las personas jurídicas para dar cumplimiento a las normas societarias.

En este sentido, presentamos las reglas, obligaciones y alternativas que tienen las personas jurídicas para realizar la reunión anual del máximo órgano social.

Aspectos previos

En Colombia, existen diferentes tipos de personas jurídicas, y cada uno cuenta con su propia estructura interna, y de esta forma, los máximos órganos sociales varían según la persona jurídica.

Así las cosas, la reunión mínima anual deberá ser realizada por los siguientes órganos, quienes cumplen función de máximos órganos sociales:

I. Si la Persona Jurídica es una sociedad de tipo S.A.S. o S.A., la reunión debe ser realizada por la Asamblea General de Accionistas, y en este sentido, tienen derecho a voz y voto las personas con acciones sin ningún tipo de restricción. Por lo anterior, es deber del representante legal verificar los derechos conferidos por cada una de las acciones que están en circulación.

II. Si la persona jurídica es una sociedad tipo Comandita por Acciones, la reunión debe ser realizada por la Asamblea de Asociados.

III. Si la persona jurídica es una sociedad de tipo Colectiva, Comandita Simple, o de Responsabilidad limitada, la reunión debe ser realizada por la Junta de Socios, y en este sentido, el representante legal deberá verificar quienes tienen derecho a voz y voto según el tipo societario y la estructura interna de la sociedad.

IV. Para las Entidades Sin Ánimo de Lucro (ESAL), la reunión debe ser realizada por La Asamblea General, el Consejo de Regentes, el Consejo de Miembros, o cualquier otro órgano que ostente la calidad de máximo órgano social según los estatutos, y en este sentido, es deber del representante legal verificar en los estatutos vigentes, quienes ostentan derechos de voz y voto.

Obligaciones previas a la reunión

1. Sea lo primero mencionar, que el Código de Comercio a través del artículo 181, establece que las personas jurídicas deberán realizar mínimo una reunión anual de su máximo órgano social, dentro de los primeros tres meses del año, con el fin de analizar el ejercicio societario del año inmediatamente anterior.

Así las cosas, el representante legal deberá enviar una convocatoria, por el medio dispuesto en los estatutos, a todas las personas con derechos de voz y voto como miembros del máximo órgano social, indicando el lugar, la fecha, temas a tratar en la reunión, y la modalidad, pudiendo ser presencial o no presencial. Dicha convocatoria deberá realizarse con una antelación así:

a) Para el caso de las Sociedades por Acciones Simplificadas con 5 días hábiles de antelación.
b) Para el caso de las demás sociedades comerciales (S.A., Limitada, Comandita por Acciones, Comandita Simple) con 15 días hábiles de antelación.
c) Para el caso de las ESAL el término depende de lo pactado vía estatutaria.

Sin embargo, a través del Decreto 398 de 2020, el Gobierno Nacional determinó que, dada la emergencia de salud pública por el COVID – 19, y con el fin de atender el llamado de evitar las reuniones, las personas jurídicas pueden realizar la reunión de forma no presencial, evento en el que se presentan dos hipótesis:

a. Si la convocatoria ya fue enviada, podrá ser modificada hasta 1 día antes de la reunión, con el fin de cambiar el tipo de reunión, y realizar una no presencial, informando el medio tecnológico y la forma de vincularse a la misma.

b. Si la convocatoria no ha sido enviada, se debe realizar la comunicación adicionando a los demás requisitos, el medio tecnológico a usar y la forma de vincularse a la misma.

2. Una vez realizada la convocatoria, los representantes legales deben poner a disposición de cualquier socio o miembro de la persona jurídica, los libros de esta, con el fin de permitir el ejercicio del derecho de inspección. Dicha información, solo puede ser consultada en el domicilio de la persona jurídica, y deberá estar a disposición de quienes participan en el máximo órgano social, por un término no menor a 15 días hábiles.

Durante la Reunión

1. Toda vez que la reunión tiene una finalidad precisa, esto es analizar los resultados del ejercicio del año anterior, el artículo 187 trae los temas que deberán ser tratados en dicha reunión, lo cual debe constar en la respectiva acta.

2. En caso de optar por la reunión no presencial o que alguno de los socios o miembros decida hacerlo de forma remota, el representante legal debe verificar la identidad de los participantes a la reunión, y dejar constancia de tal verificación en el acta.

3. Si los presentes en la reunión están interesados en tratar un tema adicional, deberá ser propuesto y votado, para poder ser discutido, de lo cual se deberá dejar constancia en el acta.

4. Con el fin de dar eficacia probatoria a lo discutido en las reuniones, es deber del representante legal levantar un acta donde consten todos los puntos tratados y cada una de las decisiones aprobadas por el respectivo órgano, identificando el quorum y mayorías para tal deliberación y decisión.

5. Se recomienda nombrar una comisión que apruebe y firme la respectiva acta, para dar celeridad a la reunión.

Posterior a la reunión

1. Una vez levantada la reunión del máximo órgano social se debe imprimir el acta en el libro de registro de actas que fue previamente inscrito en la respectiva Cámara de Comercio. La impresión no esta sometida a ningún requisito de forma, más allá de no dejar hojas en blanco, no realizar tachaduras, ni enmendaduras.

2. Impresa el Acta de reunión, se recomienda verificar si alguna de las decisiones tomadas debe ser sometida a registro ante Cámara de Comercio, con el fin de dar publicidad a la voluntad del órgano social.

Consecuencias incumplir las obligaciones

Frente al incumplimiento, se pueden presentar las siguientes hipótesis:

1. Si la reunión no fue convocada con la debida antelación o en debida forma, o si la reunión no se realizó dentro de los primeros tres meses del año, los miembros del máximo órgano social podrán reunirse, sin necesidad de convocatoria, el primer día hábil del mes de abril a las 10:00 am, sin que para ello se requiera quórum para deliberar, más allá de estar presentes un número plural de miembros del máximo órgano social.

2. Si la reunión fue realizada, pero no se deja constancia en acta de los temas tratados o las decisiones tomadas por el máximo órgano social se estaría incumplimiento con la obligación establecida por el artículo 189 y 195 del Código de Comercio, y el artículo 21 de la Ley 222 de 1995 obligación que luego es reiterada por el artículo 431 del mismo código, teniendo entonces un riesgo de sanción para la sociedad y sus administradores.

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