CARACTERÍSTICAS DE LA FACTURA ELECTRÓNICA

¿Qué es un factura?

De conformidad con lo establecido en el artículo 772 del Código de Comercio se señala que:

“La factura es un título valor que el vendedor o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al comprador o beneficiario del servicio”.

¿Qué es la factura electrónica?

Es la evolución de la factura tradicional, para efectos legales tiene la misma validez que el papel, sin embargo, se genera, valida, expide, recibe, rechaza y conserva electrónicamente, lo que representa mayores ventajas.

Tributariamente es un soporte de transacciones de venta de bienes y/o servicios.

La factura electrónica hace parte de los sistemas de facturación que soporta operaciones de venta de bienes y/o prestación de servicios de conformidad con lo previsto en artículo 616-1 del Estatuto Tributario, que operativamente se genera a través de sistemas computacionales y/o soluciones informáticas que permiten el cumplimiento de los requisitos, características, condiciones, términos y mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN y que ha sido validada por la citada entidad previamente a su expedición al adquiriente.

La factura electrónica se puede recibir por varios canales informáticos, bien sea por un correo electrónico, un software o un servidor. Por lo que se debe contar con un software que cumpla con las especificaciones técnicas establecidas por la DIAN y con un certificado de firma digital adquirido en una de las entidades certificadoras acreditas en Colombia por el organismo nacional de acreditación de Colombia “ONAC”.

Quiénes están obligados a facturar?

Los sujetos obligados a facturar son las personas naturales o jurídicas y demás sujetos que deben cumplir con la obligación formal de expedir factura de venta y/o documento equivalente, por todas y cada una de las operaciones de venta de bienes y/o servicios; atendiendo el sistema de facturación que le corresponda de conformidad con las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto establezca la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN.

Están comprendidos dentro de este concepto los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente que de manera voluntaria opten por cumplir con la citada obligación formal.

Por lo tanto, y de acuerdo con el artículo 6 de la Resolución 000042 de 2020 estarán obligados a expedir factura de venta, los siguientes:

  • – “Los responsables del impuesto sobre las ventas -IVA.
  • – Los responsables del impuesto nacional al consumo.
  • – Todas las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes, ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a estas, o enajenen bienes producto de la actividad agrícola o ganadera, independientemente de su calidad de contribuyentes o no contribuyentes de los impuestos administrados por la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales – DIAN, con excepción de los sujetos no obligados a expedir factura de venta y/o documento equivalente previstos en los artículos 616-2, inciso 4 del parágrafo 2 y parágrafo 3 del artículo 437 y 512-13 del Estatuto Tributario y en el artículo 1.6.1.4.3., del Decreto 1625 de 2016, Único Reglamentario en Materia Tributaria.
  • – Los comerciantes, importadores o prestadores de servicios o en las ventas a consumidores finales.
  • – Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto sobre las ventas – IVA, de acuerdo con lo previsto en el parágrafo 3 del artículo 437 del Estatuto Tributario, por el servicio prestado de conformidad con lo previsto en el artículo 618-2 del Estatuto Tributario.
  • – Contribuyentes que optaron por el Régimen Simple de Tributación – RST”.

 ¿Qué se necesita para facturar electrónicamente?

La generación de la factura electrónica de venta es el procedimiento informático para la estructuración de la información de acuerdo con los requisitos que debe contener una factura electrónica de venta, previo a la transmisión, validación, expedición y recepción de la misma, cumpliendo las condiciones, términos, mecanismos técnicos y tecnológicos que para el efecto señala la Unidad Administrativa Especial Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales -DIAN.

Un facturador electrónico necesita los siguientes elementos:

  • – Software de facturación electrónica
  • – Certificado digital de firma

Aceptación y rechazo de la factura electrónica:

Se ha determinado que la factura electrónica se entiende irrevocablemente aceptada cuando pasados tres días a la fecha de recepción de lo contratado (ya sean mercancías o servicios), el adquiriente/deudor/aceptante no reclame de forma expresa y escrita sobre su contenido (denominada aceptación tácita).

Así las cosas, la ley no establece ningún requisito adicional para su aceptación, y en tal sentido, la firma o aceptación expresa no es exigible para las facturas electrónicas.

Ahora bien, dado que el plazo de los tres (03) días está sujeto a la fecha de recepción de lo contratado, si se hace necesario tener constancia de dicha recepción o firma de la misma, la cual podrá ser una constancia de recibo electrónica, y deberá contener fecha, nombre, identificación o la firma de quien recibe.

Por otro lado, es de resaltar que es obligación del emisor registrar la aceptación tácita en el RADIAN (Registro de factura electrónica de venta considerada título valor).

De conformidad con lo anterior, debemos decir que, si el adquiriente no está conforme con la operación económica o con la factura recibida, puede rechazarla. Para ello tiene un término de tres (03) días hábiles contados desde la fecha en que recibe la factura.

Fallas técnicas en la expedición de la factura electrónica:

Cuando el facturador no pueda expedir la factura electrónica por inconvenientes tecnológicos, puede facturar a través de las facturas de contingencia, cuya numeración previamente debe haber sido solicitada a la DIAN. Una vez se supere la contingencia, se deberá transcribir la información de las facturas generadas en contingencia al formato XML y transmitirla a la DIAN para su respectiva validación. Recuerde que cuenta con 30 días para enviar la información.

Cuando las causas sean atribuibles a situaciones de índole tecnológico a cargo de la DIAN, deberá generarlas y entregarlas a su cliente en tiempo real, sin la validación por parte de la DIAN. Una vez se haya restablecido el servicio, deberá enviarlas a la DIAN para la correspondiente validación, la cual no afectará las facturas expedidas en caso de no ser exitosa. El facturador electrónico tendrá 48 horas para transmitir a la DIAN las facturas emitidas en contingencia.

Cuando las causas sean atribuibles a situaciones de índole tecnológico a cargo de la DIAN, deberá generarlas y entregarlas a su cliente en tiempo real, sin la validación por parte de la DIAN. Una vez se haya restablecido el servicio, deberá enviarlas a la DIAN para la correspondiente validación; la cual no afectará las facturas expedidas en caso de no ser exitosa. El facturador electrónico tendrá 48 horas para transmitir a la DIAN las facturas emitidas en contingencia.

Diferencias entre la factura electrónica y la factura física:

Frente a los aspectos más relevantes de la factura electrónica y la factura física se destaca que la segunda es emitida en papel; mientras que la primera es emitida a través de medios digitales, donde el cliente recibe en su correo electrónico con un enlace a través del cual podrá acceder al documento y descargarlo, y el mismo es enviado a la DIAN.

Factura electrónica como título valor:

Para que la factura electrónica constituya título valor y pueda ser negociable, se requiere su registro en el RADIAN, tal como lo establece el artículo 2.2.2.53.2 del decreto 1074, sin esta inscripción la factura no adquiere la calidad de título valor, y por ende no puede ser negociable.

Al respecto señala el artículo 2.2.2.53.6 del decreto 1074 de 2015 en su primer inciso:

Circulación de la factura electrónica de venta como título valor. La circulación de la factura electrónica de venta como título valor se hará según la voluntad del emisor o del tenedor legítimo, a través del endoso electrónico, ya sea en propiedad (con responsabilidad o sin responsabilidad), en procuración o en garantía, según corresponda”.

Por lo tanto, a nuestro juicio la libre circulación de los títulos valores se vería restringida, toda vez que en la circulación de una factura electrónica se requerirá de su registro en el RADIAN.

Finalmente, indicamos que el presente documento no constituye una asesoría jurídica, y su desarrollo es hecho con fines académicos.

GERENCIA DE SERVICIOS LEGALES
RUSSELL BEDFORD GCT